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物件和信件管理规范

发布时间:2014-10-10 15:49:01  浏览:

1. 目的
规范外来物件及信件的管理,确保物件和信件内不含任何爆炸物或化学、生物药剂,保障工厂的安全。

2. 适用范围
本规范适用与所有由外部单位、邮递公司或快递公司送来的物件及信件的管理控制。

3. 职责和权限
3.1 保安员负责外来物件及信件的接收、记录、审查、派送及员工私人信件的分发;
3.2 安全主任负责外来可疑品的处置。

4.工作内容
4.1 接收外来物件及信件:邮递员送来的物/信件,应先交保安,保安需对物/信件进行记录,记录应包含派发人的姓名、单位、邮件类型、所寄物品名称、寄信单位、寄信人、收信部门/人;
4.2 物/信件审查:保安需对物/信件进行初步审查,确保邮件和包裹内不含任何爆炸物和化学、生物药剂等危险品,初步审查依据以下项目:
? 查看发货者的地址姓名是否完整
? 查看物/信件包装是否完整无损,是否有更换
? 查看物/信件是否有异味
? 查看物/信件是否有渗出物
? 查看物/信件标签的品名、描述、毛重等是否有差异

4.3 以上项目为必查项目,保安在检查完以上项目仍有不确定时应询问收货人及送件人(邮递人员)确认;
4.4 如果发现异常或不能确定时,应及时扣留物/信件及送件人并立即通知安全主任处理;
4.5 异常处理:
4.5.1 安全主任接到异常报告应及时到现场确认,如果无法判定或处理时应立即通知公安部门;
4.5.2 在未得以确认之前,应将可疑物放置厂区外空地并作好警告标识“危险物品,未经许可不得接近”;
4.5.3 直至得以确认方可将信件交于接收人。
4.6 物/信件分发
4.6.1 个人信件由保安通知该员工所属部门主管,由部门主管通知本人领取;
4.6.2 公务信函由保安直接交人事部;
4.6.3 凡总经理或厂长信函须先经人事部主管确认后呈总经理;
4.6.4 快递应立即通知当事人并填入《快递收发记录》;
4.6.5 凡呈递货物由保安协助搬运至收货人区域,并要求收货人签收。
4.7 收快递
4.7.1 先看清楚收件人的姓名、公司名称、详细地址及所寄物品,根据物品名称来判断物品是否与填写的相符,在开件前用手掂量、用耳细听有无异常;
4.7.2 再看清楚寄件人的姓名、公司名称、详细地址;
4.7.3 确认无误后再签收并留下一联作留底备查,然后记录相关资料(快递公司名称、单号、寄件公司、收件人、快递物品、运费、重量、付款方式、收件日期);

4.8 发快递
4.8.1 先写清楚收件人的姓名、公司名称、详细地址、联系方式;
4.8.2 再写清楚寄件人的姓名、公司名称、详细地址、联系方式;
4.8.3 确认填写无误后再叫快递公司过来收件,然后记录相关资料(快递公司名称、单号、寄件公司、寄件人、收件公司、收件人、快递物品、运费、重量、付款方式、发件日期),并登记让发件人签名(快递公司名称、单号、收件公司、发件人、快递物品、发件日期);
4.8.4 每批次发出快递的跟踪直到确认快递人员取走物件;
4.8.5 电邮(或电话)通知收件放,告知快递已经发出的信息提醒对方注意查收;
4.8.6 如果在规定的时间内快递物件没有达到收件人手中,立即根据单号查寻快递延误的原因直到解决完毕,并将延误信息告知收件方;
4.8.7 所有发出快递在包装前须经安全主任检验确认安全后并在安全主任监督下方可包装封件。

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