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文件控制程序

发布时间:2014-10-10 15:49:20  浏览:

1. 目的
通过对C-TPAT反恐程序管理体系所有文件进行管理与控制,来保证文件的实用性、系统性和协调性。
2. 适用范围
本程序适用于所有C-TPAT反恐管理体系有关的文件管理与控制。)
3. 职责
人事部负责全厂所有文件和资料的管理和控制。
4. 制定、审核、批准和公布按以下规定进行
4.1 C-TPAT文件由反恐推行小组制定;
4.2 C-TPAT文件由安全厂长审核;
4.3 C-TPAT文件由董事总经理批准;
4.4 文件登陆号码:得到批准文件,按登陆号码的授予方法授予该文件登陆号码,并记录在受控文件清单中;
4.5 文件编号规则:
ZZ—QP—C-TPAT×××
注:ZZ代表工厂全称;QP代表程序文件;C-TPAT代表反恐类文件;×××是流水号(序号)。
5. 文件的有效性
文件制定完成后,在原件上的编制、审核、批准栏经有关人员签名或盖章后,自公布之日起生效,签字生效的文件复印后在封面加盖红色受恐文件印章,表示有效。
6.文件的分布
6.1 人事部根据文件指定部门或安全厂长的要求确定分发部门;;
6.2 文件的发放应记录在《文件收发记录表》中,并记录发放文件名称、部门、分发日期、接受人。
7.C-TPAT反恐文件的修改和废除
7.1 由香港公司组织内审人员,每年至少一次对C-TPAT程序文件进行评审,对文件内容按实际情况不符的地方加以修证;
7.2 除以上定期修订外,各部门在运作中认为体系与实际情况不符,需要修改时,应及时填写《文件更改申请表》,提出修改意见,修改完成后,由人事部将修改内容及时分发,并将修改事项记入各文件的修改栏中;
7.3 在分发修订的文件时,人事部应将作废文件收回,并加盖作废章,定期销毁。
8. 受控文件
8.1 各相关部门只可保存有红色受控印的文件,安全厂长保存全部文件的原文及历次修改件的原文并盖上蓝色原版文件印章。
8.2 各部门应确保受控文件内容清晰、版面整洁,不得随意影印、涂改及书写。
9. 文件版本的更改
变更内容的文件,若是整个版本都修改,则改变版本好A、B、……;
若只是修改某个文件章节,则顺次更改修改号0、1、……。
10.印章颜色规定
红色

蓝色

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